Na úvod, môžete sa čitateľom predstaviť?
Volám sa Viktor Mečiar a som výkonný riaditeľ v TULIP Solutions. V oblasti IT sa pohybujem od roku 2005, kde som na rôznych pozíciách pracoval na IT projektoch a viedol ich v Európe a vo svete. TULIP milujem od roku 2016 😊. Vtedy sme vznikli ako samostatná firma a myslím, že úspešne sa pohybujeme v slovenskom aj svetovom IT svete vďaka vlastnej podnikovej platforme TULIP.
TULIP je cloudové riešenie na evidenciu dochádzky zamestnancov umožňujúce jednoduché evidovanie absencií so schvaľovaním, ale aj komplexné plánovanie zmien. Súčasťou riešenia je aj publikovanie výplatných pások do účtov zamestnancov v TULIPe, evidencia a vyúčtovanie služobných ciest a evidencia benefitov. Zároveň sme schopní elektronickou formou zastrešiť rôzne HR procesy ako je nástup zamestnanca, zmeny v zamestnaneckom pomere vrátane generovania zmluvnej dokumentácie a podobne.
Ako sa snažíte svojimi riešeniami uľahčiť prácu personalistom? Za čo sú Vám najčastejšie vďační?
Rozhodne za to, že nemusia evidovať dochádzku v exceloch so zložitými makrami. V TULIPe sú všetky prepočty automatické na pozadí a personalista sa môže spoľahnúť, že zamestnanec si nezaeviduje nič, čo nie je v súlade s legislatívou. Poskytujeme im viaceré reporty, v ktorých si filtrujú údaje, ktoré chcú vidieť. Personalista má vďaka TULIPu menej práce, a navyše sú jeho výsledky spoľahlivejšie. Samozrejmosťou je automatický export dát do mzdového softvéru. Nemusí sa obávať Inšpektorátu práce.
Aké výhody má Vaša digitálna zložka zamestnanca?
Okrem prívetivého používateľského rozhrania považujeme za najväčšiu výhodu veľkú flexibilitu nastavenia štruktúry zamestnaneckých zložiek a nastavenia práv k jednotlivým zložkám. Zamestnanec môže mať aktívny prístup a určité dáta k HR nahrávať, ale aj pasívny pristúp a dáta si len čítať. Samozrejmosťou je aj vysoké zabezpečenie dát v súlade s GDPR.
Ďalšou výhodou je možnosť digitalizácie HR dokumentov pomocou OCR riešenia, kedy sa vyťažujú požadované dáta a dokumenty sa automaticky ukladajú do digitálnej zložky zamestnanca. Toto je funkcia, ktorá je zaujímavá hlavne pre veľké spoločnosti a korporácie, ktoré majú obrovské množstvá HR dokumentov. Ak chce mať spoločnosť bezpapierovú kanceláriu, toto je jeden z prvých krokov.
Preposielanie dokumentov v rámci firmy a zadávanie tých istých údajov pre rôzne účely dokáže zabrať zamestnancom veľa času a energie. Môžete uviesť príklady ako sa dajú dokumenty resp. údaje v digitálnej zložke zdieľať v rámci viacerých systémov?
Najväčší prínos vidím práve v kombinácii dokumentov, procesov a prenesení zodpovednosti za zadanie údajov z HR priamo na zamestnanca, respektíve kandidáta. Napríklad pri nástupe zamestnanca umožňujeme zaslať relevantnú časť elektronického formulára pomocou zabezpečeného formulára na email kandidáta, ktorý sám vyplní všetky relevantné údaje, následne po odoslaní kandidátom tieto údaje ďalej pokračujú napr. na HR oddelenie, kde sa doplnia ostatné náležitosti potrebné napríklad pre automatické založenie zamestnanca do mzdového systému.
Pre aké dokumenty využívajú firmy zvyčajne Váš schvaľovací systém najviac?
Máme samostatný modul Accounting, ktorým sa spravujú prijaté aj vydané faktúry. Údaje z nich sú vyťažované cez napojený OCR systém, pričom TULIP obsahuje samoučiaci algoritmus, takže sa vyťažovanie dát zdokonaľuje s každou faktúrou. Čiže najčastejšie je správa dokumentov orientovaná na účtovné doklady.
Pri ktorých úkonoch dokáže Váš elektronický dochádzkový systém ušetriť zamestnancom vo firme čas?
Úbytok zbytočnej administratívy pociťuje hlavne personalista. Jeho úlohou je vlastne iba na konci mzdového obdobia za celú firmu schváliť a uzavrieť dochádzku jedným klikom. Potom pošle podklady do mzdového softvéru. To je všetko.
Bežný zamestnanec zase pociťuje hlavne to, že má k dispozícii moderný portál, v ktorom má na jednom mieste dochádzku, výplatné pásky, osobnú zložku s dokumentmi, benefity aj podporu.
Prečo ste sa rozhodli zaviesť benefitný modul do portfólia Vašich riešení?
Prioritou je pre nás zlepšovanie HR časti portálu. K dochádzke tak pridávame moduly, na ktoré sa klienti sami pýtajú a chýbajú im tam. Voľba padla logicky na benefity, ktoré sa vďaka novej legislatívnej úprave stali veľkou témou posledných týždňov. Navyše, keďže aj my sami TULIP vo firme využívame, vieme jeho funkcie posúdiť z používateľského hľadiska.
Ako pomáhate firmám, aby sa zaviedla digitalizácia HR procesov čo najhladšie a najrýchlejšie?
Kombináciou našej dostupnej technológie a špecifického know-how dokážeme urýchliť digitalizáciu. Skúsenosti máme s firmami všetkých veľkostí a typov, preto vieme klientom aj správne poradiť.
Aké trendy v digitalizácii HR procesov podľa Vás budú mať najväčší vplyv na firmy v krátkom a dlhodobejšom časovom horizonte?
Ďalším krokom v digitalizácii je určite elektronické podpisovanie.
To, že momentálne vieme mať v digitálnej podobe akýkoľvek dokument je síce super, ale napr. v prípade HR dokumentov, ich aj tak musíte vytlačiť a podpísať. Čiže, ak sa legislatíva neprispôsobí, ide o polovičnú robotu.
V súčasnosti analyzujeme právne aspekty nasadenia elektronických podpisov HR dokumentov v našom riešení TULIP a plánujeme ho zintegrovať. Túto právnu analýzu sme aj zverejnili na našom blogu: https://tulipize.sk/2019/05/27/ako-vyriesit-elektronicky-podpis-pri-digitalizacii-pracovno-pravnej-dokumentacie/
Na záver, aký je Váš obľúbený citát?
Neuč vtáka lietať.
