Napísal Ivan Kuzma
Napriek tomu, že žijeme v 21.storočí, niektoré firmy a pracovníci na personálnom oddelení sa stále trápia s papierovým dochádzkovým systémom. Kvalitný elektronický dochádzkový systém dokáže ušetriť organizácii veľa peňazí a času. Na trhu je mnoho dodávateľov s rôznymi riešeniami pre dochádzku.
Ako vybrať ten najvhodnejší dochádzkový systém pre organizáciu? Pozrite si zoznam 8 základných kritérií ako vybrať elektronický dochádzkový systém.
1. Práca na smeny a hodinovky
Ak ste firma, ktorej zamestnanci pracujú na smeny a mzda sa im ráta od hodiny, vyberte si systém, ktorý vie zvládnuť takéto požiadavky. Dajte si záležať, aby ste vybrali dodávateľa, ktorý už má viacero klientov z podobnými potrebami ako má vaša firma.
2. Dizajn a jednoduchosť
Ak ste kancelárska firma a pracovné hodiny vašich zamestnancov sú fixne dané, nekomplikujte si svoj život príliš komplexným systémom a radšej vsaďte na dizajn a jednoduchosť. Navyše, niektorí dodávatelia ponúkajú možnosť zaznamenávať dochádzku aj cez mobilnú aplikáciu. Toto môže byť obzvlášť zaujímavé, ak máte veľa zamestnancov, ktorí sú pravidelne na cestách a mimo pracoviska.
3. Cloud alebo vlastný server
Oba možnosti majú svoje výhody a nevýhody. Cloudové riešenia majú tú výhodu, že vaša firma nemusí mať žiadnu internú IT kapacitu a viete ľahko pokryť aj geograficky vzdialené pracoviská, pretože to celé to funguje cez webový prehliadač alebo aj mobilnú aplikáciu. Na druhej strane sa vám navyšuje cena za systém, keďže väčšinou pri cloudovom riešení platíte za licenciu podľa počtu užívateľov.
4. Elektronické schvaľovanie neprítomnosti
Pre zamestnancov je to super pocit, keď nemusia chodiť po dovolenkový hárok na personálne oddelenie a ručne ho vypĺňať a naháňať vedúceho, aby im to podpísal. Cez elektronické schvaľovanie to vedia všetko zariadiť cez pár klikov a bez toho, aby opustili svoj pracovný stôl. Schválené neprítomnosti sa automaticky zaznamenávajú do systému a personalisti ich už nemusia ďalej manuálne zadávať.
5. Export do mzdového systému
Väčšina dodávateľov elektronického dochádzkového systému vie zabezpečiť aj prepojenie so mzdovým systémom. Táto možnosť dokáže personalistom ušetriť kopu času a tiež pomáha eliminovať riziko možných chýb, keďže už nie je potrebné zadávať dochádzku manuálne.
Čím väčšia organizácia a komplexnejšia dochádzka, tým väčšia je časová úspora. Samozrejme, je dôležité, aby to dodávateľ vedel naozaj kvalitne prepojiť. Neverte len slovám obchodných predajcov, ale skontrolujte aj cez referencie ich kvalitu.
6. Technická podpora
V neposlednom rade, kvalita technickej podpory je tiež veľmi dôležitá. Na začiatku je potrebné, aby sa vybratý dodávateľ postaral o hladkú a kvalitnú implementáciu nového systému, čo zahŕňa migráciu údajov, nastavenie systému a zaškolenie zamestnancov ako aj administrátorov. Po implementácii by dodávateľ mal vedieť reagovať promptne a bez zbytočného čakania akékoľvek prípadné problémy vyriešiť.
7. Pomer cena a výkon
Cenu za elektronický dochádzkový systém je vždy potrebné porovnať s ostatnými kritériami a nerozhodovať sa len pre to najlacnejšie riešenie. Cenu zvyčajne tvorí viacero položiek ako napríklad implementácia systému, licencia, terminály, export do miezd, technická podpora, aktualizácie systému.
Avšak štruktúra cenovej ponuky a cena za jednotlivé položky sa väčšinou líšia u každého dodávatelia. Preto je tiež dôležité porovnať podrobne krátkodobé a dlhodobé náklady, keďže niektoré ponuky môžu mať vyššie vstupné náklady, ale náklady na ďalšie roky môžu byť nižšie.
8. Ochrana dát a bezpečnosť
Dochádzka zamestnancov obsahuje citlivé osobné údaje a preto je potrebné zabezpečiť, aby dochádzkový systém spĺňal normy, ktoré sú stanovené GDPR zákonom. Ak vaša firma má IT a právne oddelenie, zapojte ich zástupcov do výberového procesu, aby sa presvedčili, že dochádzkový systém naozaj spĺňa stanovené normy.
Potrebujete pomôcť alebo poradiť?
Ak by ste potrebovali poradiť alebo nejako pomôcť s procesom výberu dochádzkového systému, budeme radi, ak sa nám ozvete na info@hrprofil.eu alebo na 0911 045 839. Poprípade si môžete pozrieť našu sekciu s dodávateľmi dochádzkových systémov.