Napísal Ivan Kuzma
Všetci to poznáme. Každý deň sme zaplavení hromadou úloh, ktoré musíme riešiť. K tomu pribúdajú stále nové plány a ciele, ktoré sa nedarí vždy napĺňať. Prioritu majú urgentné a operatívne záležitostí. Tento kolotoč nie je vôbec jednoduché zastaviť. Používanie Lean metodológie môže byť riešením, ktoré pomôže ušetriť čas a zároveň prispieť k lepším výsledkom organizácie. Ale o čom je vlastne Lean metodológia?
Zamerať sa na zákazníkov
Pri Lean je veľmi dôležité si vedieť zadefinovať, kto sú naši zákazníci. Iba tak sa dokážeme zamerať na zlepšenia, ktoré naši zákazníci skutočne potrebujú a ktoré im prinášajú najväčšiu hodnotu. Vo svete personalistiky je mnoho rôznych zákazníkov. Je tu vedenie organizácie, riadiaci pracovníci, zamestnanci, oddelenie ľudských zdrojov, uchádzači o zamestnanie, verejné autority, atď. Každý z týchto zákazníkov má iné kritéria podľa ktorých hodnotia, čí ich potreby boli naplnené.
U každého z nich je niečo iné, čo ich robí spokojnými. Je to práve meranie spokojnosti, ktoré by malo byť na začiatku každého zlepšovania. Ak zistíme, že spokojnosť u zákazníkov chýba, potrebujeme získať od nich viac spätnej väzby a dobre počúvať, aby sme zistili, čo ich skutočne trápi. V opačnom prípade sa môže ľahko stať, že nebudeme vedieť riešiť koreň problému, ale len povrchné symptómy. Náš zákazník tak zostane naďalej nespokojný.
Zastaviť plytvanie
Čím viac plytváme zdrojmi, tým menšia je pridaná hodnota, ktorú vieme poskytnúť naším zákazníkom. A čím je menšia pridaná hodnota, ktorú naši zákazníci dostávajú, tým menšia je ich spokojnosť. Aj keď personalistika neprodukuje priamo tržby pre organizáciu, dokáže však zlepšiť ziskovosť organizácie aj tým, že obmedzí plytvanie zdrojov. Najväčším zdrojom, ktorým HR profesionáli disponujú, je práve čas.
Práve v tom je lean metóda ideálna, že pomáha identifikovať oblastí, kde dochádza ku plytvaniu časom. Príklady plytvania času môžu byť rôzne. Príliš časté opravovanie chýb po niekom. Produkovanie výkazov a správ, ktoré nikto nečíta. Trávenie času na školeniach, ktoré da nedajú využiť v praxi. Príliš dlhé čakanie na schválenia. Príliš časté a dlhé stretnutia. To je len niekoľko príkladov.
Zlepšovať neustále a postupne
Problémom často býva, že v našom každodennom kolotoči sa nevieme zastaviť a identifikovať kľúčové prípady, kde dochádza k plytvaniu časom. A možno aj sme si aj vedomí toho, kde dochádza k plytvaniu, ale nevieme si nájsť čas na to, aby sme to plytvanie zastavili. Lean bol vyvinutý práve pre situácie, keď máme málo času na zlepšovanie. Riešením je pravidelnosť a správna miera zlepšenia.
Ak pracujeme na zlepšovaní neustále, tak máme možnosť sa v tom zdokonaľovať a následne nám to ide rýchlejšie. Dôležité však je, aby sme to zlepšovanie vedeli tiež rozkúskovať, respektíve zlepšovať postupne. Mnoho zlepšovacích projektov zlyháva aj kvôli tomu, že sa snažíme zaviesť príliš veľa zmien a príliš rýchlo. Niekedy narážame aj na to, že sa snažíme zlepšiť niečo, čo nie je v našej kompetencii, respektíve na zmenu je potrebné mať podporu viacerých ľudí. Pri Lean by sme sa mali zamerať v prvom rade na jednoduché veci, ktoré vieme zmeniť sami a jednoducho. Pri zložitejších projektoch je najlepšie sa obrátiť na odborníkov, ktorí už majú skúseností s vedením zlepšovacích projektov, aby pomohli pri koordinácii aktivít s tými správnymi nástrojmi.
Brať ohľad na ľudí
Zlepšovanie prostredníctvom Lean je o zmenách. Väčšinou o malých zmenách, ale niekedy aj o väčších. Preto netreba nikdy zabúdať, že uprostred týchto zmien sú ľudia, ktorí nie vždy vedia znášať zmeny ľahko. Pri zlepšovaní je dobré vždy zdôrazňovať, že to nie je o hľadaní vinníkov alebo zlepšovaní ľudí. Je to o zlepšovaní procesov a systémov, podľa ktorých sa ľudia riadia alebo ich obsluhujú.
Niekedy sa aj nájdu ľudia, ktorí by niečo zmenili. Preukazujú iniciatívu, ale potrebujú lepšiu podporu od vedenia a nástroje, ktoré by im v tom zlepšovaní pomohli. Ak zvažujeme zaviesť princípy neustáleho zlepšovania do organizácie, mali by sme sa ubezpečiť, že kultúra organizácie tieto princípy podporuje.
Ak sa to organizácia a vedenie budú snažiť zaviesť ležérne, len na oko, a nevenujú tomu dostatok pozornosti či zdrojov, je veľmi pravdepodobné, že taká iniciatíva stroskotá. Avšak organizácie, ktoré majú zlepšovanie neustále na zreteli a investujú do neho dostatočne, budú žať lepšie výsledky než organizácie, ktoré nechávajú zlepšovanie na náhodu a na zopár iniciatívnych jednotlivcov.